So dokumentierst du deine Arbeitszeit richtig, falls du je Überstunden einklagen musst

Ein Arbeitszeitprotokoll soll später nachvollziehbar machen, wann Sie gearbeitet haben und weshalb zusätzliche Stunden angefallen sind. Es kann einen Anspruch unterstützen, garantiert aber weder eine Zahlung noch einen bestimmten Ausgang vor Gericht.

Welche Angaben gehören in das Protokoll?

Erfassen Sie Datum, Beginn, Ende und tatsächliche Pausen. Stellen Sie die Nettozeit der vertraglichen Sollzeit gegenüber. Bei Mehrarbeit ergänzen Sie Aufgabe, Anlass, anordnende Person und eine gegebenenfalls erfolgte Bestätigung.

Angabe	Beispiel
Beginn und Ende	08:00–18:15 Uhr
Tatsächliche Pause	12:00–12:45 Uhr
Nettoarbeit	9:30 Stunden
Sollzeit	8:00 Stunden
Rechnerische Differenz	+1:30 Stunden

Die 45 Minuten Pause reichen für die Gesamtdauer aus, sofern sie tatsächlich frei nutzbar waren und nicht mehr als sechs Stunden ohne Pause gearbeitet wurde. Halten Sie die Lage weiterer Unterbrechungen fest, wenn sie für die Prüfung relevant ist.

Warum reichen Beginn und Ende für eine Zahlungsklage nicht immer?

Nach dem BAG-Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21 sind geleistete Überstunden und ihre Veranlassung durch den Arbeitgeber darzulegen. Die Pflicht zur Zeiterfassung ändert diese Anforderungen nicht automatisch.

Dokumentieren Sie deshalb zum Beispiel die angeordnete Fertigstellung einer Aufgabe oder eine nachträgliche ausdrückliche Billigung. Ein E-Mail-Zeitstempel zeigt eine einzelne Aktivität; er beweist nicht sämtliche Arbeitszeit davor und danach.

Korrekturen und Belege aufbewahren

Notieren Sie Korrekturen mit Datum und Grund. Bewahren Sie rechtmäßig zugängliche Dienstpläne, eigene Einträge und relevante Bestätigungen geordnet auf. Für die Rechnung können Sie den Überstundenrechner nutzen. Die lokale Wochenübersicht ist kein unveränderbares Archiv und keine Beweissicherung mit Versionshistorie.

Fristen und Grenzen berücksichtigen

Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen können kurz sein. Warten Sie bei offenen Vergütungsfragen deshalb nicht allein auf eine spätere Gesamtabrechnung. Lassen Sie konkrete Ansprüche und Fristen gegebenenfalls beraten. Die Beweiswürdigung richtet sich nach § 286 ZPO; eine feste Rangfolge zwischen Tabellen, E-Mails und Zeugenaussagen gibt es nicht.

Die Einordnung der Rechtsprechung erläutert der Beitrag zum Emden-Fall. Für das tägliche Vorgehen bei einem fehlenden System gibt es einen gesonderten Handlungsleitfaden.